Bezpečnost, exporty a osobní údaje

Jak bezpečně poslat nabídku ke schválení ven

Odeslání nabídky vygeneruje jednorázový odkaz s omezenou platností a schválení se stvrzuje kódem z e-mailu. Do jména schvalovatele můžete napsat cokoli — ověřeno i zkopírovaným HTML a skriptem: aplikace text nikde nespouští jako kód, na portálu se vykreslí jako obyčejné písmeno po písmenu. Bez zaškrtnutého souhlasu schválení neprojde, hláška zní „Potvrďte souhlas se schválením.“

Jak exportovat docházku a mzdy, aby to v Excelu sedělo

Na stránce Docházka → Přehled si nejdřív nastavte období a stavbu a teprve pak zvolte Docházka nebo Mzdy. Soubor je připravený pro český Excel: oddělovač je středník, kódování UTF-8 s BOM, desetinná čárka.

Když se někdo ve firmě jmenuje nebo je materiál pojmenovaný tak, že to začíná znakem =, +, - nebo @, aplikace před hodnotu vloží apostrof. Ve výsledku se v buňce zobrazí text a Excel z něj neudělá vzorec — apostrofu si nevšímejte, do výpočtu se nepočítá. (Ověřeno na položce pojmenované jako funkce HYPERLINK: v Excelu se zobrazí jako text, neklikne.)

Sloupce Příchod a Odchod jsou v českém čase ve tvaru, který Excel přečte jako datum a čas. Export Mzdy dává součty hodin po lidech a stavbách; peníze v něm nejsou — sazbu si účetní doplní.

Jak hlídat zaplněné úložiště

Správcům firmy chodí e-mail při 80 %, 95 % a 100 % zaplnění, každý práh právě jednou — opakované nahrávání na stejné úrovni už nic neposílá. E-mail obsahuje procenta, kolik z kolika gigabajtů a odkaz na Nastavení → Fakturace. Když místo uvolníte a klesnete pod 75 %, počítadlo se vynuluje a při dalším naplnění vám e-maily přijdou znovu.

Na 100 % se blokují jen nová média a dokumenty; zápisy do deníku, čtení i exporty fungují dál. Hláška to říká rovnou: „Úložiště je plné — nové fotky a dokumenty teď nejde nahrát. Texty, čtení a export fungují dál.“

Jak je to se selfie u docházky

Selfie z píchačky vidí jen správce firmy a vedoucí té konkrétní stavby (kdo má na stavbě úroveň Admin). Běžný člen firmy v přehledu vidí jméno a časy, ale fotku ne, a externí účastník se do přehledu docházky vůbec nedostane. Fotky se po 90 dnech od konce směny samy mažou a nepočítají se do vašeho úložiště.

Jak smazat účet — a co udělat předtím

Účet smažete v Nastavení → Nebezpečná zóna → Smazat účet; musíte přepsat kontrolní text „smazat účet“. Smaže se i každá firma, kde jste jediným členem. Pokud jste jediným správcem firmy, kde jsou i další lidé, aplikace mazání odmítne a vyzve vás, ať správu nejdřív předáte.

Kopie dat: správce firmy si v Nastavení→Firma→Stáhnout data firmy stáhne export (ZIP s JSON po oblastech a přílohami; odkaz přijde e-mailem a platí 7 dní) — jsou v něm i vaše údaje. Pokud nejste správce, požádejte ho o export dřív, než účet smažete. Po smazání účtu zůstanou vaše komentáře v denících podepsané jako „Smazaný uživatel“ — deník je právní dokument a obsah v něm zůstává.

Jak si ověřit, že vaše data nevidí cizí firma

Tohle je ověřené a můžete se na to spolehnout: pokus otevřít cizí stavbu přímým odkazem vrací poctivé „Nejste členem tohoto projektu“, ne prázdnou stránku (zkoušeno osmi různými cestami — přehled, rozpočet, soubory, deník, úkoly, účastníci, platby, kniha aktivit). Nahrát soubor pod cizím klíčem nejde, majetek ani skladový pohyb se na cizí stavbu nenaváže a nákupní seznam v PDF si stáhne jen člen vaší firmy.